Q：身為課長該掌握部屬的工作內容到什麼程度呢？請告訴我掌握的重點。

這位課長應當具備兩種觀點：「危機管理」與「培育人才」。

從「危機管理」的觀點考量

首先以「危機管理」的觀點分析：關鍵是「分類」。首先找出「無須多加管理也不會出錯的部屬」和「不嚴加注意會出事的部屬」，接下來是確認「不嚴加注意會出事的部屬」所負責的工作，是不嚴加注意也只是「擦傷程度」？還是會形成「致命傷」？

主管只需掌握「不嚴加注意會出事的部屬」負責的「不嚴加注意會形成致命傷的工作」即可。「致命傷」指的是「導致失去重要客戶的行為」，例如逾期交貨或是放棄接受的委託等。舉例來說，「不嚴加注意會出事的部屬」可能會是業績無法達標的業務員。這種業務員經常因為過於渴望訂單，而全盤接受客戶提出的所有要求。無論是交貨期限還是預算都二話不說就答應下來，並未向公司確認細節。結果簽約之後遭到開發部門破口大罵：「交期這麼趕，怎麼做得出來！」然而畢竟已經簽約了，只好把所有人力都投入該項專案，導致公司不但不賺錢還大賠。

這種情況通常又無法如期交貨，只好向客戶道歉：「敝公司的開發部門能力不足，實在非常抱歉……」這麼一來，不但打壞跟客戶的關係，公司各部門的關係也因此惡化。

主管的任務是迴避風險，避免陷入上述的狀況。「擦傷」是成長的必經階段，因為「致命傷」而死對成長毫無裨益。主管必須事前掌握管理團隊負責的工作，是否可能產生「致命傷」，指導部屬「不會受傷的訣竅」。

從「培育人才」的觀點考量

接下來從「培育人才」的觀點考量。在季初面談目標時應當把重點鎖定於：「這一季要達成目標必須彌補上一季不足之處，你要把心力用在哪裡呢？」

這正是主管考量「培育人才」時應當掌握的關鍵：部屬本季應當加強的能力。只要掌握這一點，基本上就不會出大錯。

事先制定如下的格式，整理需要掌握的重點時就方便多了：
① 期望成長的部屬名字。
② 本季希望對方特別傾注心力的事項。
③ 掌握②當中，部屬「做到的事」和「沒做到的事」，根據事實加以記錄。

掌握這些資訊的主管，當「部屬努力的情況不如預期」時，能及時有效地和部屬溝通。

從「危機管理」與「培育人才」的觀點，考量如何掌握部屬的工作內容，便能把必須掌握的分量抑制到最低限度，大幅減輕主管的負擔。

責任編輯：李頤欣