在團隊共識營(team building)或工作坊(workshop)中,一位稱職的引導者(facilitator),應該具備哪些核心技巧?
《提問的設計》作者安齋勇樹(ANZAI Yuki)、塩瀨隆之(SHIOSE Takayuki),擁有帶領工作坊的豐富經驗。例如作者之一的安齋曾經受託資生堂(Shiseido)規畫深入員工人心的行動信念,塩瀨曾經在諾貝爾和平獎得主尤努斯(Muhammad Yunus)在訪日行程中,安排京都的高中生和尤努斯對話,探討「貧窮和高中生有什麼關係」。
他們在書中指出,引導者在團隊共識營或工作坊現場必備的6種核心技巧包括:
1.說明力
2.現場觀察力
3.即興力
4.資訊編輯力
5.重建框架力
6.控場力
►【引導者的核心技巧1】說明力
說明力指的是用淺顯易懂的方式,傳達對於參加者而言必要的資訊。讓參加者意識到引導者提出的問題切身相關,或是對於自己日常生活可能有所幫助,進而願意回顧自己的經驗或深入思考。
►【引導者的核心技巧2】現場觀察力
現場觀察力是指仔細觀察參加者的思考或對話流程,以掌握現場狀態的能力。
現場有多個小組時,雖然可以將注意力集中在關注的小組,並仔細聆聽每一位參加者的發言,但是,這樣無法同時掌握其他小組的情況。
此時,身為引導者,不只傾聽參加者的討論對話內容,也可以注意現場討論的聲量大小,讓控場較為順利。
倘若討論聲量不夠大,可能表示陷入瓶頸。如果是聲量很大,或許代表討論已經脫離主要提問,大家「聊開了」。
至於「沉默」,並不等於發生什麼棘手的情況,有時候,沉默是必要的。掌握對方「不發言」的原因,才是重點所在。
►【引導者的核心技巧3】即興力
即興力指的是可以隨機應變,不受到事先安排好的劇本束縛。常以「是的,而且……」(Yes, and)表現,不管眼前發生什麼,也不會立刻用否定的方式解釋,而是先以肯定的態度接受(yes),再根據直率地的態度提案(and)。
►【引導者的核心技巧4】資訊編輯力
資訊編輯力是指整合工作坊現場聽到的、看到的資訊,並彙整具有新資訊的能力。引導者必備的4種資訊編輯力包括:
●①找尋共同點
引導者必須找出隱藏在各種意見背後的交集,賦予全新的意義。
●②發現相異點
從個人主張中,找到雖然微小但關鍵的差異,就有可能成為加深對話層次的契機。
●③將資訊結構化
綜合多方資訊,分析並整理資訊之間的關係,並以有結構的方式理解。
●④探索觀點的不足
當意見結構化之後,看看是否有「遺漏觀點」或「偏頗意見」。
►【引導者的核心技巧5】重建框架力
為了避免現場意見過度傾斜於一邊,引導者不妨用10種重建框架的技巧:
●①利他型思考:意見偏向利己時,用利他角度引導
●②莫忘初衷:意見著重執行方法時,確認初衷
●③正向態度:意見負面消極時,重新用正向態度理解
●④跳脫框架:意見中規中矩時,採取天馬行空的意見
●⑤分解:意見都很抽象時,分解成幾個具體意見
●⑥用動詞「換句話說」:關鍵字都是名詞時,改用動詞換句話說
●⑦定義詞彙:重複出現尚未定義清楚的詞彙,確認詞彙的定義
●⑧改變主體:特定的主體增加發言次數時,從別的主體重新理解
●⑨改變時間單位:意見集中在特定時間點時,改變測量時間的單位
●⑩ 尋求第三條路:陷入對立時,尋求「第三條路」
►【引導者的核心技巧6】控場力
身為引導者,一方面要讓參加者能夠專注發揮創意與對話,另一方面又要達成在課題設計之初已設定的工作坊目標,引導者在其中擔任支持課題解決流程的角色,這就是所謂的「控(hold)場」。
引導者必須營造讓參加者願意打開心扉討論的氣氛,還要注意掌握時間,確保活動順利進行。不過,就算事先工作坊已經準備目標,也會隨著參加者的對話,產生意料之外的發展。如果想要兼顧每一位參加者的發言,就有可能面臨「時間不夠」的風險。這就像是手邊有一個正在注水的瓶子,一方面注意有活水持續注入瓶內,也要留心不要讓水溢出瓶子。
引導者若能在團隊共識營或工作坊中,善用說明力、現場觀察力、即興力、資訊編輯力、重建框架力、控場力這6種技巧,就能以助攻者的角色,幫助參加者在工作坊中充分突破盲點、發揮創意、提出意見,順利達成解決課題的目標。