不「即時回覆」反而提高效率
用通訊軟體溝通時，速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆，但心裡會擺脫不掉想回應的念頭。或說很多工作人都覺得「不回覆不行」。關於這點，我曾在研討會中做過調查，半數以上的學員都有「要即時回應或5分鐘內回應」的時間壓力。因此，用通訊軟體溝通很難做到深入的思考整理，往往輕易便做出回覆了。
相形之下，電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。如果將下面【表格】的內容以電子郵件寄出，對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。
然而，很多商管書主張「立即回信是一流人才的共通點」或「延遲回信的人工作表現不佳」。真的是這樣嗎？電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到「視覺化」的訊息。當你花點時間歸納出如【表格】的版面，對方用看的就能明白你「思考整理後的結果」。無論如何，電子郵件最大的優勢就是具有確保思考整理時間的自由。
對於不習慣精煉思考再工作的人，採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。「一流人才都會立即回信」的前提是這個人必須完全做到精煉思考才有可能，所以若非如此就不用執著於「即時回覆」了。
編按：郵件內容從主旨開展，分別根據會議討論的What、Why依序整理會議摘要，並在How說明需要請對方協助的內容。
責任編輯：易佳蓉
