疫情下，小王的部門報到一個新人。雖然正值遠距辦公，大家都沒見過新同事本人，但無論組內安排什麼工作，他總會第一時間回覆「收到」，然後開始行動。凡事有交代，句句有著落。大家都認為他態度積極，對他印象很好。
但時間長了，小王發現不太對勁，派給新人的工作，5件當中，3件有錯，但在過程中，對方沒主動問過方法，不會提想法，也沒回報過進度。有時等了半天，最後等來的卻是一個必須重做的東西。
疫情變動大，大家的工作量都變多，同事沒太多心力帶他，只是漸漸地，不再敢把重要的事情委派給他。
對此，小王幾次叮嚀新人「有問題要問」，但對方依舊立刻回答「好」、「收到」。終於有一次，新人納悶地反問了一句：「組長，先回覆、先接球，不是比較好嗎？」
主管交付任務，別只回「收到」
新人或許認為，已讀不回是通訊大忌，新任務派過來了，不接球很失禮。這確實沒錯，但在接球之後，執行時遇到哪些問題？是否有任何狀況需要回報？目前進度如何？這些問題，他沒有提過。
這或許是新人被指派的工作太多，分身乏術，難以針對每個任務做反饋。也可能是同事都忙，新人不好意思唐突發問。但不論原因為何，「只接球、不傳球」，未及時反饋、導致工作出錯，只會加重其他人的工作量，甚至被認為太乖、太順從，難以承擔大任。
主管交辦工作的目的，有時不只是委派任務，而是等待後續的回覆與反饋。如果只回一個「收到」，缺乏任何具體討論，就可能造成溝通隱患。
那麼，收到主管的訊息，該怎麼回覆呢？線上的交談，其實和線下交談沒什麼不同。老闆傳訊息給你時，就如同他走到你座位旁對你說話，如果你已讀，代表你聽到他的話了，但你不回話。客戶傳訊息給你時，就像是他打電話來，你已讀，就等於接了電話，不回，就是拿著話筒卻默不出聲。
如果將訊息分為對談型訊息、通知型訊息兩類，前者就是一對一對話，對方會懸著一顆心等待回覆，因此若是無法立刻回覆，建議先告知狀況。通常這類訊息，夾帶訊息量也較大、需要來回確認溝通，建議給出具體時間、方案，如：「收到，我現在確認訊息，10分鐘後會先回報一版草稿。」若有需要進一步確認的資訊，也可以一併回報。
通知型訊息，則是純粹資訊提供，像是分享文章、影片。傳送者不會期待你秒讀秒回，也就不需要立即回覆，除非對方是你特別重視的對象。
你可以這樣說
1.掌握回訊息節奏
遠距辦公，很多爸媽都是工作、小孩兩頭燒，在建立新聯繫時，建議事先說明方便回覆訊息的時間。定好預設期待，即使已讀不回／慢回，對方也不至於過度焦慮。
若是臨時有時間安排調動，也可以利用LINE狀態標示可通訊時間。
2.多說一點
在回覆主管訊息時，如果時間允許，建議多說一點、說得更明確一點。
接收訊息時，與其回覆「收到」、「嗯嗯」，話尾再次確認任務細節，會讓對方更安心。
更新進度時，與其說「希望」，不如換成「預計」，會更加明確。
＊本文經參考整理自《首先，打好關係》（星出版）、「好形象卿鬆學」
