收到的郵件經常長篇大論，需要花很多時間閱讀
在忙得焦頭爛額時，竟然還收到長篇大論的郵件，你有過這樣的經驗嗎？對每天都會收到大量郵件的人來說，閱讀長篇大論又看不大懂重點在哪裡的郵件，真是痛苦無比。舉例來說，「首先，我必須提一下這件事……」，像這種前言冗長的郵件很常見。或是，明明在一封郵件內提到了數件事，卻沒有把重點說清楚，讓人理解起來很吃力。也有「明天下雨的話，我們就來開會吧！」，這類邏輯過於跳tone的郵件。
寄件者可能沒有想這麼多吧，但收件者的生產力確實大幅降低了，這不是可以完全忽略不追究的問題。
雖說如此，我們也不能一一糾正別人寫信的方式吧！為了避免這種狀況時常發生，針對撰寫郵件，公司內部有必要制定一套規則，盡可能建立可以輕鬆、有效溝通的郵件文化。
1.回答或確認，一句話就結束
舉例來說，在我們公司，我們在處理郵件上有自己的規定。如果是簡單的回覆或確認，不論立場，都是以「了解了！」、「這樣是否就完成了？」簡短答覆就好。寫給上級的郵件，大家往往會想要寫得比較鄭重，一不小心，結果就變成長篇大論了。
冷靜思考一番，本來公司內部的郵件，也沒有必要特別寫「您辛苦了！」，或是「麻煩您了，我真的覺得很不好意思呀」這類客套話吧。
「郵件要盡可能簡短」，如果公司制定了這樣的規則，不只是看的人，撰寫郵件的人也可以省下大把時間。
2.內容複雜的郵件，要注意訊息層級的標示
情報很多的郵件，可以像下列這樣，使用「＜＞」、「■」、「-」、「˙」或「123」等符號，把內容條理化。＜確認事項＞
■訊息共享會議的主題
（1）新商品的銷售，在量販店大致好評
（2）商品庫存變多了
■下次訊息共享會議的召開日期和地點
● 2月20日（四）14:00～
● 4樓會議室
-出席者為組長以上
-不參加的話，請在會議前一天之前與主管連絡
＜下一步行動＞
■在訊息共享會議決議的事項
（1）針對還沒有訂購新商品的量販店加強行銷
● 確認店鋪清單與各負責窗口的分派情形
（2）加強既有商品的行銷
● 目標商品為「AB1220」和「XY2200」
-在介紹新商品時，一併推銷既有商品
3.決定公司內部的共通語言
為了提升溝通效率，公司內部使用共通語言來溝通，也是很不錯的方法喔！
舉例來說，我們公司制定了一些內部規定，在轉寄參考訊息時，我們會在郵件內容的開頭打上「FYI」（For Your Information，提供參考），如果是重要急件，我們會在郵件內容的結尾打上「ASAP」（As Soon as Possible，盡速處理）。
透過這樣的內部規定，不但可以節省寄件者的撰寫時間，也可以減輕收件者的閱讀負擔。此外，也可以把這些特定用語，登錄到電腦的辭典工具裡，這樣只要打第一個字，就會自動帶出想要的詞語，很方便喔！
4.訊息單純的郵件，只要輸入主旨就好
還有一個方法，能讓收件者不用點開郵件，就可以充分了解寄件人的要旨，就是盡可能精簡傳達事項，打在郵件的主旨欄上。用一句話就結束郵件內容，比方說，可以在主旨欄上輸入「【業務連絡】今天的會議改在B會議室召開（內容如題）」，然後傳送出去。如此一來，收件者不必點開郵件，就知道連絡事項了，這也可以大幅減輕寄件者的作業負擔。
在公司內部或部門內部，只要制定這些內部共通的郵件規則，就可以大幅提升團隊的溝通效率。
責任編輯：梁喆棣
