每天都得瀏覽大量郵件
每天在辦公室忙進忙出的友人告訴我：「我的信箱每天都有幾百封信進來，根本看不完啊！」，這個問題使他非常煩惱。
郵件數量一多，為了如數消化，不只花費龐大的時間，還可能耽誤到重要郵件的回信。最糟的是，甚至有可能因此漏掉重要的郵件呢！
為了解決這個問題，通常可以採取幾種方法，其中不外乎使寄來的郵件減少，或是提升閱讀郵件的效率等。
具體而言，我建議下列這4種方法。
▲確實退訂已經沒在看的電子報
▲避免凡事都要共享訊息
▲使用快捷鍵
▲處理郵件的次數，一天最多只能3次
1.確實退訂已經沒在看的電子報
我問過很多人，發現很多人明明不再看某些電子報了，卻不取消訂閱，就這麼放著不管。大量電子資訊被寄到信箱，占據了收件匣的空間，很容易讓我們漏失重要郵件。意識到這種困擾的人，應該要馬上採取行動才對吧。具體的做法，雖然可以把這類信件設定篩選為垃圾郵件，但如果數量很龐大的話，也會占去許多儲存空間。
因此，如果你有最近都沒在看的電子報，下次收信時，請記得隨手取消訂閱，要養成這樣的習慣才好喔。
2.避免凡事都要共享訊息
受到資訊共享風氣的影響，許多公司連非必要性或低重要性的資訊，都會透過郵件傳送給內部同仁周知。這種做法乍看似乎很有效率，好像是內部溝通流暢無礙的優質職場，但其實反而會拖垮公司整體的產能，我並不建議，因為這樣的做法，會讓員工對一些非必要的資訊，仍然必須一一確認才行。
說實在的，根本不是所有資訊都要和全體員工分享吧。應該制定一致的原則，要求大家根據資訊類別，決定要To、Cc或Bcc給誰。只要減少傳送不必要的Cc或Bcc郵件，就可以大幅改善收件匣爆滿的情形。
我們本來就不必過於依賴郵件的，只要在伺服器上設定好共用資料夾或入口網站，建立讓相關人員自己查看資料的系統，應該就可以解決共享資訊的問題了吧。
3.使用快捷鍵
無論如何都無法避免大量郵件的人，就善用快捷鍵來提升閱讀或使用效率吧。不同的郵件程式，有不同的快捷鍵指令。舉例來說，用「上下」的按鍵來選擇郵件，如果是Gmail的話，按下Shift＋I，就可以顯示為已讀。
換成Outlook，則是按下Ctrl＋Q，就可以顯示為已讀。
在下列表格中，我整理了這兩種電子郵件程式所使用的主要快捷鍵組合，請各位多多善用。
當然，除了我介紹的快捷鍵組合，還有許多用於電子郵件程式的便利快捷鍵組合，請大家再自行查詢。一開始，你可能感覺不到效率明顯提升，一旦你熟記這些快捷鍵組合，作業效率就會大幅提升，使用起來變得非常輕鬆、上手，不妨試試看吧。
4.處理郵件的次數，一天最多只能三次
過於在意收件匣，會分散你的專注力。為了避免這樣的情況，其中一個做法就是制定處理郵件的時間為「一天3次」，在固定時間集中處理郵件。以我為例，我大概會在「9:30」「13:30」「17:30」左右的時段，集中確認和處理郵件。
首先，我會大致瀏覽一下所有郵件的主旨和本文，將郵件判斷為「看過即可」、「馬上處理」或「稍後處理」。我會先大致瀏覽那些「看過即可」的郵件，等到比較能夠專心時，我才會依序處理「馬上處理」和「稍後處理」的郵件。
隨著時代進步，出現了許多電子郵件以外的溝通工具。讓我們根據不同需求善用這些工具，輕鬆處理業務，在日常工作中，持續進行微小的改善吧！
責任編輯：梁喆棣
