有一次，我在企業演講時被問到一個問題：年度工作報告要如何準備，才不會像流水帳？

我是這樣回答的。報告像流水帳，是因為內容缺乏結構性，讓人覺得就像是想到什麼說什麼，即使你真的有所準備。我的建議，是利用「過去、現在、未來」將工作報告的內容切分為3個部分，然後可以這樣準備：

• 過去一年的工作成果與反思。
• 現在進行中的工作進度說明。
• 未來一年的工作規劃與挑戰。

如此一來，以「現在」這個時間點來做切割，回顧「過去」、展望「未來」的作法，就是運用「時間框架」來組織內容的方法；然後，我們可以根據時間長短，來分配這3個區塊的內容。

而使用「時間框架」的高手，就是為人熟知的台積電創辦人張忠謀先生。

張忠謀先生在受邀演講時，經常使用「時間框架」來暢談公司或產業的發展過程、科技趨勢等議題。舉例來說，他在退休前1年曾接受《遠見雜誌》的專訪，在談及經營台積電30年來的心得時是這樣說的：

「第1個10年，台積電主要的成就是奠定美國市場。當時，台灣開公司大概都只看國內市場，但我一開始就知道美國市場很重要，當然我們也沒有忽視台灣市場，頭10年奠定美國跟台灣市場。第2個10年，我們奠定PC（個人電腦）跟graphics（電腦繪圖）的市場。最近的10年，也是第3個10年，我們奠定了mobile（行動通訊）的市場，這是台積電30年的3部曲。」

其中就運用了「期間框架」來組織內容，劃分為「第1個10年、第2個10年、第3個10年」來說明台積電不同時期的市場發展重點。

而他在2019年交通大學全球校友商界領袖峰會上發表演說時，同樣以「期間框架」將數位時代分為3個階段：數位時代的第1時期，自1980年IBM宣布進入電腦市場到1995年的期間，可稱為數位時代的先驅；而數位時代的第2時期，是1995年到現在的手機時代，改變了幾十億人的生活及工作方式；現在正展開的是數位時代的第3時期，人工智慧將會取代很多價值，很少人能無可取代。

諸如此類的例子不勝枚舉，在許多關於產業發展或趨勢變化的議題上，我們也常見到「時間框架」的應用。

步驟太多怎麼辦？善用「3的法則」來歸納或分類使用時間框架時，不論是期間框架、階段框架或步驟框架，都應該將內容劃分為3個部分，比方說：過去／現在／未來、前期／中期／後期，或是短期／中期／長期。

因為「3的法則」告訴我們：超過這個數字，人們記住的可能性開始遞減，甚至失去興趣。但是，有時候內容包含的步驟就是很多，怎麼辦？我用一個案例來說明，或許你會更明白。

在企業提供簡報培訓是我的服務項目之一。說到製作一份簡報教案，你會想到需要哪些步驟呢？我的作法是這樣的：

步驟1：釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。
步驟2：設計簡報的方向。
步驟3：規劃簡報的目標與大綱。
步驟4：分配簡報的時間。
步驟5：製作簡報的內容。
步驟6：優化簡報的品質。
步驟7：測試簡報的教案。

看起來很清楚，但是步驟太多了！說實話，即使看了好幾次也未必能完全記住。一個簡單的改善方式，就是將這些步驟進行歸納或分類，比方說這7個步驟可以歸納為「架構布局、內容製作與整體優化」這3個階段。

所以，我將這些步驟重新組織為：

首先、架構布局

• 步驟1：釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。
• 步驟2：設計簡報的方向。
• 步驟3：規劃簡報的目標與大綱。

其次、內容製作

• 步驟4：分配簡報的時間。
• 步驟5：製作簡報的內容。

最後、整體優化

• 步驟6：優化簡報的品質。
• 步驟7：測試簡報的教案。

比起原本的7個步驟，透過歸納的方式賦予多一層的結構關係，不僅容易理解、也方便記憶。


責任編輯：李頤欣