五年前，我擔任系統企畫部經理，底下有一位丸內副理，男性、34歲。當時我們部門正在檢討「全新的付費方式企畫」，也就是利用電子貨幣（electronic money）在網路購物的付費方式。

丸內副理在我的指導下，負責思考並規畫新的支付方式。他從未負責過企畫，只有以副理的身分依規定監督其他人工作而已。檢討企畫時，我與他討論。他迅速向我說明自己的想法和執行方法。然而，就他當時的能力並不足以處理新工作。

他的想法是「召集公司內的專業人士，一起討論、進行腦力激盪，參考他們的意見來研擬企畫案」。這種做法無法想出「全新的支付方式」。當然，公司內的專業人士或許有不錯的點子，不過，我們必須做最壞的打算──公司的專業人士有可能想不出全新的支付方式。

我們必須設想二種情況：一是公司內部想不出方法；二是外部可能可以想出更好的方法。所以，徹底蒐集情報，了解誰可能想出「全新的支付方式」與這位關鍵人物在哪裡非常重要。

我去了解丸內的外部人脈。他手上雖然有300張名片，卻缺乏積極的互動，也不愛參加讀書會、跨界交流會等外部活動。收在名片盒裡的名片和登錄在名片管理軟體中的人，都不是人脈。能讓我們獲得情報的人脈，是會定期交換資訊，對彼此工作產生助益的人。
若無法與這些人建立密切關係，進而聚餐、交換資訊、舉辦讀書會、共同研究、進行商業聯盟（alliance business），就不能稱為外部人脈。於是我開始指導他如何增加外部人脈。

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丸內後來變得怎麼樣了呢？

五年後的現在，他在企畫上做得相當成功。現在的他，最大的武器就是有能力網羅世界各地的大量資訊，還認識許多專家。那時，我建議他從300張名片中，選出100張他想要的外部人脈，並傳送以下內容到名片上的電子信箱：
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合作招募
敝公司有意在未來發展新的事業計畫，希望能定期蒐集系統採購的資訊。因此，目前正在募集願意提供我方所需資訊的公司。
我們將基於所蒐集到的資訊，編列明年的預算。採購系統時，敝公司會優先邀請提供資訊的公司提出標案企畫書。不過，這並不是綁標，敬請諒解。
我們會同時請多家公司提出標案企畫書。貴公司提供資料後，即使敝公司未向貴公司採購系統，我方所關注的業界動向也會不吝與貴公司分享，對貴公司的事業產生助益。
若您了解上述內容並認同我們的想法，懇請貴公司回覆承辦人員與貴公司的擅長領域。
以上
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這封信獲得熱烈的反響，丸內開始積極與外界人士交流，餐加餐敘、讀書會，從外界獲得許多資訊。後來，他的外界人脈愈來愈多，最近還主辦上百人規模的商業交流會。

建立自己的外部腦＝「智慧圖書館」

在上個案例中，丸內所建立的是「智慧圖書館」，讓他可以與外界人脈「交流知識」。建立智慧圖書館的方法之一，就是活用以前蒐集的名片。名片的公司名、部門、職稱對於打造人脈網很有幫助。

假設公司內的有價值情報大多掌握在業務部和調查企畫部的人員手上，先與這些部門的人交流，能更快累積人脈。董事、總經理等高階職位的人也握有有用的資訊，最好能讓這些人士成為自己人脈網中的一環。

另外，業種也會影響資訊價值的高低和速度，在建立人脈網的過程中舉足輕重。報社、雜誌社、出版社、電視臺、網路新聞公司等媒體，掌握了價值高的情報。智庫、貿易公司、IT產業的新創企業，也擁有豐富的新資訊，有助於建立外部網絡，展開資訊蒐集，進行知識交流。

我建議拿到上述產業人員的名片後，立刻發e-mail邀請碰面，交換資訊。如此一來就能展開新的交流，接受外界人士的刺激，讓自己和所屬公司都能激發出新的想法。不斷與他人交流，你就會發現自己的創意變豐富了。

不過，值得注意的一點是，我們不能只單方面接受別人的資訊。與他人交流時，很重要的心態是，自己能提出更多有用的資訊。你的公司習以為常的問題解決方法，在其他公司眼裡看來或許很新穎，可以盡量侃侃而談（當然不能透露機密）。即使是已經對外公開的資訊，也能運用自身經驗加以說明，其他公司的人會覺得聽到很有價值的訊息。

像這樣建立智慧圖書館，就等於打造自己的外部腦。


責任編輯：洪婉恬