朝令夕改的主管

若是遇到朝令夕改的主管，自己的工作順序就會被弄得亂七八糟，不僅會讓之前的努力化為泡影，工作效率也大打折扣，任誰都會為之氣結。

之所以會出現這種情況，除了主管的頭腦不清楚，或者無法決定優先順序，也可能只是單純忘了自己之前做出的指示。

對策

要對付這類型主管，最好的辦法就是主管每次做出指示時，在他的面前抄下筆記，一旦主管又做出不同指示，就拿出上次抄下來的筆記反問：
「好的，上次您是這麼指示的，所以要改成優先處理剛才所說的內容嗎？」

你可以在緊要關頭提出：「我覺得優先處理這件事比較好，因為～」，藉以表達自己的看法。

給主管的建議

能幹的主管不會忘記自己對下屬的交待。過去讓我安心的優秀主管，都會這麼說：「不用急著立刻處理，只要在下週末之前提出解決方案即可。」

如果下屬在期限內仍未提出方案，接下來就可以詢問：「那件事情處理得如何？」

要成為一名好主管，一定不能忘記自己做出的指示。如果覺得自己的記憶力不夠好，可以試著寫下自己對誰做出了哪些指示。人的記憶力到了一定年紀就會變差，所以我也會做筆記，將工作記錄下來。

相反地，也有些想要偷懶的下屬，心中總想著「（主管）最好忘記那件麻煩事」，刻意將問題丟到一旁。可是身為主管，當然不能把事情丟給下屬就放著不管，維持一貫政策、不朝令夕改，可以說是管理工作的基礎。

不懂分配工作的主管

社會上有許多不懂分配工作的主管，這類問題主管主要分為下列三種：

●自己忙到沒有管理下屬的時間，無法扮演好主管的角色。
●為人客氣，不好意思分派工作給下屬。
●不想把自己喜歡的工作項目交給下屬。

有不少人都會遇到以下情況，明明主管能力不出色，卻因為下面幾項因素而不願將工作分配給下屬。

(1)不相信下屬的工作能力，所以不願分配工作。
(2)覺得自己動手比較快，所以不願分配工作。
(3)失敗時的責任歸屬不明確，對此感到不安而不願分配工作。

對策

分配到工作對於多數年輕員工而言，是一件能夠提升工作幹勁的好事。

此外，主管不願分配工作給下屬的原因，以前面提到的(1)類型占壓倒性多數。這是我在許多公司進行培訓時，直接從年輕員工和經理口中聽到的結果。

下屬獲得工作分配的要訣，在於執行時要「多次回報」主管。主管若對下屬的能力存疑，當然無法放心將工作交給下屬，不過只要經常報告工作情況，就能讓主管放心。

另外(2)和(3)也存在某種關連性。主管所擔心的，是不熟悉工作內容的下屬，能否在期限內做出成果，品質是否合乎要求。一旦工作成效不彰，自己就得一肩扛起責任。

只要下屬能贏得信任，(3)的問題就能迎刃而解。

前面說過，確實報告工作進度，主管就能放心將工作交由你來處理，而報告方式不外乎下列三項：

(1)結果報告：顧名思義就是報告事情的結果，重點在於要即時報告。
(2)過程報告：報告事情經過，例如「剛才客戶打電話來詢問○○商品的價格，我想以××元的價格報價，不知您是否同意」。
(3)完成報告：例如「剛才您指示的影印工作完成了」「已經告知○○業務部了」等等，主要目的是讓主管知道已經完成指示的工作。

其中又以(2)過程報告最為重要。姑且不論深受主管信賴的下屬，基本上每位下屬都應該要經常提出過程報告。

另外，如果只有(1)結果報告，反而會讓主管緊張不安，未來更難將工作交給你處理。反之，經常提出(2)過程報告，主管便能放心將工作交到你的手上。

(3)完成報告多半都是較輕鬆的工作，一定要積極做到。例如主管請下屬幫忙影印文件，大部分的人都會在收到指示時回答：「好的，我知道了」，結束後報告：「事情做好了」。就算是一件簡單的工作，也應該向不知道工作進度到哪裡的主管回報，你也可以用短短兩秒回報：「那件事完成了」，以做為自己的完成報告。

確實做到報告等基本動作的公司，和沒有進行報告的公司有許多不同點。

我見過各式各樣的主管，但幾乎沒人抱怨「下屬太常報告了」，再者，工作成果卓越卻不常報告，和工作成果普通仍經常報告的下屬相比，主管多半較喜歡後者。

如果擔心太常報告會讓主管覺得厭煩，可以用「先前您交辦的工作進度如下」、「為了以防萬一」做為開頭，接著再說明進度即可。

常有人用「主管看起來很忙」等理由來省略報告，但這只不過是懶得報告的藉口罷了，最好不要有這種想法。

如果主管看起來很忙，只要以「等您有空時……」、「您有空時請給我一點時間」、「我想報告工作進度，待會請給我一點時間」之類的方式告訴主管即可。

給主管的建議

我再重申一次，領導人或管理者的工作，就是讓目標明確，發揮組織的最大效果。縱使領導人能夠一個人完成所有工作，也比不上組織所展現的工作成效，尤其在球員兼教練的主管類型中，有不少人是將許多工作攬在自己身上，不斷努力加班，以近乎單打獨鬥的方式完成工作。但其實原本就應該花費一些時間教育下屬，盡可能分散工作，以提升整個組織的生產率做為目標才對。

我非常了解各位主管的心情，雖然明知交辦工作能夠提升下屬的幹勁，卻因為擔心下屬能否順利完成，所以一直無法下放工作。

我在前面也多次提到，只要下屬經常報告，就能及時修正路線，最後達到分散工作的目標。我們最好能夠在組織內建立起「想獲得主管信任，就要確實報告」的觀念。

搞不清楚交辦和推卸工作有何不同的主管

有些主管會把「交辦」和「推卸」工作混為一談。

正如我先前提到的，交辦工作給下屬有助提升工作幹勁。話雖如此，若將工作一股腦全推給下屬，反而會造成對方的困擾。

主管交辦工作，是和下屬共享工作的目的、方法、品質、期限，由下屬負責執行業務，在這些條件下，下屬經過深思熟慮，將工作做到最好，當然最終的責任是由主管來承擔。

而推卸工作則是單方面將所有工作推給對方，甚至沒有說明目的、方法、地點、時間，若是在這種情況下完成工作，主管也只會抱怨「那邊不對，不能這樣」之類的。

原本交辦工作的前提，是在主管充分理解工作內容的情況下，將自己也能完成的業務交給下屬處理，如果主管本身不了解工作內容，抑或是將自己無法做到的工作推給下屬，就不屬於「交辦」，而是一種「推卸」。

對策

在接受工作前，先和主管確認工作的目的、方法、品質、期限等項目，執行過程中提出大綱或草案，獲得主管同意，以防主管在完成工作後翻臉不認人。

給主管的建議

喜歡將工作攬在身上的主管有問題，工作全推給下屬的主管也有問題，透過交辦工作來提升下屬的技能和整個組織的生產效率，這些都是主管的責任。

原本是自己應該負責的工作，卻因為不喜歡而全部推給下屬，這樣的主管可以說非常差勁。


責任編輯：洪婉恬