我曾對我公司的次一階主管進行調查，以了解他們處理電子郵件的情形，最多的一個人每天平均收到兩、三百封郵件，其次的一個人每天約收到二百五十封，較多主管平均收到一百多封，比較少的主管平均一天大概也有九十封。郵件多寡與其單位人數成正比，也與單位對處理郵件的方法與態度有關。

郵件最多的這個主管的管轄幅度最大，全部約有一百人左右，而這個主管習慣鉅細靡遺，親力親為，他要求整個團隊成員，對外、對內往來的所有郵件，都要副本抄送一份給他，他希望掌握所有同事的工作狀況，所以每天才會有兩、三百封郵件。

問題是每天兩、三百封郵件，這位主管要怎麼處理呢？經過長期的運作，他也找到了對應的處理方法：他要求所有同事，發給他電子郵件的時候，要分成三種信件處理。

一，通知型的郵件。這種郵件只是純副本抄送，主管未必需要處理，並且註明純告知，主管並不需要回信，這種信件只須快速瀏覽，大概知悉即可，甚至不需全文閱讀。

二，一般郵件。這是屬於同事間正常溝通的郵件，需要隨時處理，每一件主管都要仔細看，每天都要把郵件處理完畢。

三，緊急郵件。這是公司的緊急事務，務必快速且仔細處理，這位主管規定自己在三個小時之內一定要回信處理。

經過這樣的規定，全部門的同事也都習慣，把郵件分成三類，並在郵件起頭就把郵件類型註明清楚，以方便主管閱讀處理。

其他主管也都是類似的狀況，他們也都是奉行「全郵件CC制」，就是部門中所有對內、對外往來的郵件，都必須抄送給主管知悉，目的很簡單，就是部門主管要徹底掌握部門內所有動態，因為我們公司奉行的是部門主管營運責任制，他們要為所有成果負完全責任。

至於我每天收到的電子郵件有多少呢？

我每天收到的電子郵件大概只有十封左右，而我們全公司有近千人，我所管轄的部門有十幾個，為什麼我的郵件這麼少呢？

因為我的工作方法是各部門主管當責制，所有部門主管都要為他們負責的部門，負完全責任。他們有足夠的權力，處理部門中所有大小事，並不需要隨時向我報告，所以我收到的郵件很少，但每一件都是必須處理的事，而我也會當天立即處理。如果當天我有事不能處理郵件，那個主管一定會立即接到我的電話，我會告訴他，我沒辦法立即處理，但電話中會交代處理原則，請他可以先行處理。

至於我發出去的電子郵件，我一定用手寫在紙上，然後再由秘書打字發出，並且將我手寫的信，掃描當作圖檔，附在郵件中當做附件，我希望所有收到我的郵件的人，感受到我親手寫信的溫暖。

電子郵件串起公司的運作，也反映公司的組織文化。