下屬報告總是沒重點，主管該怎麼幫？

很多管理者都強調「傾聽」的重要性，這包含對需要鋪陳才能講出重點的下屬也要能保持耐心，讓他說完。 (來源：Dreamstime/典匠影像)

撰文者：文心藍
職場裡的人類圖 2024.01.10

領導這個課題給我最大的反饋，其實不在於領導他人，而是關乎統御自我。除了有意識、策略性的發揮優勢，還包括有警覺、系統化的察知盲點。一個好的領導者，往往不是依靠自身優勢有多少，而是立足於釐清自己盲點後，能夠通達與兼容。

就本質而言，我是一個靠自己就能運作得特別好的人。雖然職場經過一些看起來左支右絀的one man team時光，但實話實說，我從中享受了最快樂而無拘束的工作節奏。完全可以掌控處事的輕重緩急，對於成果勝券在握。

領導我出師的老闆們，差不多也都是相同的角色：白手起家、企圖旺盛，善於單兵作戰，越草莽荒煙之地，越能激發鬥志。此外也具備邏輯清楚、口齒便給的特質，身段也許柔韌，詞鋒絕對凌厲。

吃溝通這行飯，對內得先吃得開，才有外部張嘴的餘地。我初入行時，陳述過於空泛，被歷任老闆毫不留情面的精心整治過。無論是亞馬遜（Amazon）信奉的Word檔敘事法，還是堪比TED演說還精簡緊湊的60秒電梯簡報，我都曾身歷其境。被退件、被叱回，是家常便飯。

歷經鐵血特訓，我不敢說自己已然思辯無礙。但老闆們的思維脈絡，深深滲透進我領導的基因。於是我很常對著瑟縮發抖的夥伴們唸叨，「你到底要表達什麼？如果連你自己都講不清楚，怎麼可能期待老闆會理解？」

我還執著於事件的起因，認為團隊過分輕縱緣由，「為什麼會搞成這樣？到底為什麼？」這成了我某一時期的口頭禪。尾牙時被同仁拿出來表演，大家笑得前俯後仰，我也覺得好笑，笑著笑著，心裡後怕起來。

我到底是個怎麼樣的領導者？出言咄咄，難道就是我唯一能夠帶給團隊的模板？回想起我的老闆們，他們的行事作風，確曾令我感到折磨，然而他們帶來的身心洗禮，我為之折服。

也許就是因為如此，我在有意無意間，總信奉類似的模式，以折磨人的功夫，砥礪著團隊脫胎換骨。我不需要他們折服於我，我只是迫切的渴盼，他們能以此獲得自己的成功。

下屬的成功，與主管的成功不一樣

學習人類圖後，我才算真正明白，不是每個人都想追求成功。即便追求成功，成功的定義也有百百種。更不是所有人都像我一樣，有固定的邏輯運作模式。過去我受的PPO訓練，向任何人提報和說服，務必先講清楚Purpose（想達成什麼目的）、Process（利用哪些戰略進程）、Outcome（以促成產出成果），對於某些人而言，根本是枷鎖。

好吧，我放棄強制團隊的每一個人，身體力行PPO。學著換個角度來思考，怎麼以PPO的精髓，來對待來到我身邊、與我共事的夥伴。

很多管理者都強調「傾聽」的重要性，這對我尤其知易行難。我是個有語感潔癖的個體人，只要音調不對頻、內容不對味，耳朵就自動關閉，我只聽我想聽的。於是，我長期忽略，當夥伴向我陳述目的時，他們連帶透露出來的情緒，以及目前正陷溺在何種困境，這些才是凝聚共識，使團隊步調趨於一致的可貴線索。

例如，有些人帶著問題來敲門，他們也知道要先準備好解答，才顯得恪盡職守。但礙於某些責任的歸屬或份際，使他們覺得疑惑及沉重。在自己表態之前，他們更想知道老闆的態度是什麼。

讓下屬把話講完

關於Process，身為主管的我當然是擁有獨大話語權的人。但最壞的毛病是，明明夥伴跟我約1小時的會議時間，我一屁股坐進去，都等不及對方把投影設備架好，就大咧咧的發話：「你把最精華的策略思考那一頁先show出來吧！」從沒想過，這句話帶給人多大的壓迫感。許多人的精華，需要透過前面的醞釀推導而來，他們沒法像我這樣，張嘴就來。

這個毛病，我花了好長、好長的時間來克服。在忍不住想要打斷對方的時候，就低頭在筆記本上、偷偷複寫一次對方的PPT標題，假裝勤作筆記。結果，這個方法，為我帶來意外的收獲，寫來寫去，我長出按圖索驥的耐性，找到每個人敘事的慣性。

慣性，很難被改變，我現在也不急著改變，任何不同於我的慣性。全部聽完了，我會優先讚揚共情共感的部分，過去我曾認為這些讚揚很無聊，純粹做做樣子，反正大家都知道，第一句好話，絕對不是真的，要全神貫注的，是對方接續的轉折：「可是、然而、不過⋯⋯。」

但，讚揚會軟化下對上的隔閡，使我比較容易親近夥伴的世界觀。聽起來天真的立論，自有其篤實的核心，端視我有沒有抽絲剝繭的那顆心。

比起問「為什麼」，「是什麼原因」更讓人接受

至於Outcome，沒有人會比我更在意。我常問「為什麼」，就是出自於對成果的苛求和癡迷。日子久了，團隊的人，都變成和我一樣，重視結果，而不擇手段於過程。見識過我不假辭色的質詢，沒人想被我揪著小辮子問，「這究竟是為什麼？」

當我聽了夏韻芬的節目，從她身上學到一個實用的轉化語法，想知道「為什麼」，不如改以「是什麼原因」來發問吧。

可以說：「媒體發稿的成效下降了，你覺得是什麼原因呢？」而非劈頭就公審，「為什麼媒體發稿的成效這麼差啊，怎麼搞的？」。相對情緒中立、對事不對人的語法，有時會讓我聽到最真實的「為什麼」。

我最大的改變，是做得有聲有色的案子，我更會關心「是什麼原因」。成功，不是終點，充其量只是一個中程。我想知道，一路上，我們經歷什麼、揀選什麼、放棄和掙扎什麼，對過程珍而重之，即使過程，並不一定保證成功。

回想起接觸管理工作的第一年，挫折極深，心裡猛敲退堂鼓，我和當時的老闆說，「您錯看我了，我不是一個懂得領導的人。還是調我回原職位吧。」

老闆很堅定的望向我，「我從不看錯人。懂得領導的人，只是懂得先領導自己的人罷了。有一天，妳會成為這樣的人。」

數年後的現在，想和老闆說，您一直都是對的。我做到了，成為了一個願意先領導自己優缺和明暗的人。希望能引領著身邊的夥伴，不以自己的優缺和明暗，做一個牽制團隊的領導者，而是要善用自己的優缺和明暗，化作牽成團隊的柴釜與薪火。

《商周CEO學院》專為高階主管量身打造培訓課程，立即洽詢👆

＊本文獲「職場裡的人類圖」授權轉載，原文：領導的PPO。

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤